Publié le : 27 décembre 2018 Mise à jour : 27 décembre 2018
158 vues

Gestionnaire administratif H/F

  • Offre : Gestionnaire administratif H/F
  • Date limite de candidature : 27 janvier 2019
  • Référent : NR/AG
  • Service de rattachement : DPSSU
  • Adresse de candidature : Madame La Maire, DRH / Service recrutement, Hôtel de Ville, place de la Nation, CS 40002, 69518 Vaulx-en-Velin cedex
  • Ou par Email : drh@mairie-vaulxenvelin.fr

DIRECTION : Direction Prévention Sûreté Sécurité Urbaine

Cadre d’emplois : Rédacteur

Catégorie : C ou B

Rattachement hiérarchique :

N + 1 : Assistante de direction

N + 2 : Directeur de la DPSSU

 

MISSIONS DU SERVICE :

La tranquillité publique et la prévention de la délinquance constituent une préoccupation majeure de la majorité municipale.

La Direction Prévention Sûreté et Sécurité urbaine organise et coordonne l’activité des services prévention, médiation et sécurité. Elle veille à la mise en œuvre de la politique municipale en matière de prévention de la délinquance et assure la concrétisation du partenariat local.

 

MISSIONS DU POSTE :

L’assistant(e) apporte une aide permanente à la direction en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de suivi de dossiers et leur classement.

 

ACTIVITES PRINCIPALES :

  • Suivi des relations avec les habitants en lien avec les sollicitations du cabinet de Madame la Maire et des services concernés
  • Rédaction des courriers réponses aux habitants en lien avec le directeur et en respectant les délais du logiciel métier « Post Office »
  • Faire le lien avec les services de la Ville et particulièrement le Pôle administratif de proximité
  • Collaborer avec les responsables de la Police municipale pour les dossiers les concernant
  • Organiser le classement et l’archivage des dossiers
  • Participer à la réunion mensuelle avec le Pôle administratif de proximité
  • Apporter un soutien administratif à la coordinatrice du CLSPD

Le secrétariat du CLSPD, des projets et actions prévues au PLAPD

  • Réception, rédaction, transmission de courriers et e-mails
  • Solliciter des devis
  • Mise en forme et relecture des différents documents
  • Renseigner des tableaux de suivi de l’activité et saisie de données
  • Organisation, préparation de réunion et rédaction de comptes rendus
  • Réservation salles et matériel
  • Archivage, tri / classement des documents et dossiers

 

Suivi administratif d’actions

  • Rappel à l’ordre et CTOS : rédaction et envoi des convocations/courriers d’information aux individus et familles, envoi des invitations par mail aux partenaires chaque mois
  • Comités pléniers et restreints : réservation de dates, réservation de salle et du matériel, envoi des invitations, relance téléphonique, tenue à jour de la liste des présences, logistique (préparation des chevalets, accueil le jour de réunion…)

Autres activités :

  • Accueil physique et téléphonique
  • Suivi des événements festifs en lien avec les services de la Ville
  • Suivi des congés et tickets restaurants de la direction
  • Recherche et diffusion d’informations
  • Archivage des dossiers de la Direction

 

QUALITES REQUISES :

  • Parfaite maîtrise de l’orthographe et de la rédaction
  • Respect de la confidentialité
  • Sens de l’organisation et des responsabilités
  • Savoir évaluer les urgences
  • Esprit de synthèse, d’analyse et d’initiative
  • Goût du travail en équipe
  • Rigueur, méthode, autonomie
  • Diplomatie et discrétion

 

CONNAISSANCES et SAVOIR-FAIRES :

  • Rédaction des documents administratifs : courriers, ordres du jour, comptes rendus de réunions…
  • Conception des tableaux de bord
  • Expérience souhaitée dans le domaine de la tranquillité publique et de la prévention de la délinquance
  • Maitrise des outils bureautiques (pack office) et d’internet
  • Maîtrise du fonctionnement des institutions publiques et de l’environnement territorial
  • Techniques d’expression orale et écrite et celles du secrétariat
  • Notion d’organisation et de gestion du temps

 

REMUNERATION :

Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi des Rédacteurs territoriaux; NBI ; Régime indemnitaire ; 13ème mois ; Casc ; chèques déjeuner.

Postuler à cette offre d'emploi

  • Types de fichiers acceptés : pdf, odt, doc, docx.
  • Types de fichiers acceptés : pdf, odt, doc, docx.