DIRECTION DE LA CULTURE – ATELIER LEONARD DE VINCI

Cadre d’emplois : Rédacteur

Catégorie : B

Rattachement hiérarchique :

N+1 : Directeur de l’Atelier Léonard de Vinci

Fonction : Assistant administratif

Vaulx‑en‑Velin, 57 000 habitants, est une ville jeune en plein développement démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d’innovation éducative et culturelle.

Mission du service :

L’Atelier Léonard de Vinci Médiathèque-Maison de Quartier est un tiers-lieu culturel, social et participatif, vecteur de la transformation de la ville et de son attractivité.

Il déploie un projet d’établissement hybride centré usagers en s’appuyant sur la participation des habitants et des associations en conjuguant des services et ressources documentaires d’une médiathèque, ceux d’un centre social (agrément CAF) et d’un Fablab.

L’Atelier a pour finalité le développement culturel et le lien social afin de favoriser la citoyenneté, l’accès à la culture et aux savoirs en lien

L’Atelier s’inscrit dans le réseau de lecture publique, composé de trois bibliothèques de proximité : Paul Eluard au Village, Marie-Ghislaine Chassine au Sud, Marcel et Renée Roche à l’Écoin. Ensemble, ils organisent de nombreuses manifestations et événements.

Missions du poste :

• Suivi de la gestion administrative et budgétaire de l’Atelier Léonard de Vinci et du réseau de la lecture publique

• Gestion budgétaire

Suit la bonne exécution du budget du service.

Effectue les engagements et bons de commande, et fait le suivi des factures avec les prestataires et le service financier. Certifie les factures à payer sur logiciel comptable.

• Gestion administrative

Assure l’engagement, le suivi budgétaire et le suivi des commandes de fournitures de bureau, fournitures pour équipements, les dépenses de la maintenance et de prestation de service.

Rédige les certificats administratifs pour les dépenses d’investissement et de réception.

Réalise les déclarations auprès des organismes de droits d’auteurs pour les bibliothèques (Sofia).

• Gestion du courrier

Assure le transfert du courrier externe et des parapheurs internes (réception et envoi) entre l’hôtel de ville et l’Atelier et les bibliothèques, leur enregistrement, diffusion et suivi.

Assure le transfert de documents auprès des autres services.

• Classement et archivage 

Assure le classement et archivage des dossiers et documents (RH, finances et marchés publics) du service.

• Assistance de la direction pour l’organisation de la vie du service

Participe à la préparation d’événements et de réunions du service (réservations de salles et matériels).

Réalise et met en forme des travaux bureautiques.

Traite des dossiers.

Assure le suivi des fiches de congés, chèques déjeuners, demandes de formation et ordres de missions des agents. Procède à l’inscription des agents aux formations organisées par le CNFPT en ligne.

Organise des déplacements pour des intervenants invités (auteurs, etc.).

• Suivi du Conseil d’Exploitation

Rédige, envoie, et suit les invitations.

Organise matériellement le conseil : disposition de la salle, met à disposition les documents, organise la réception

Rédige le relevé de décisions

• Gestion des réservations de salles de l’Atelier Léonard de Vinci

Gère le planning d’occupation des salles de l’Atelier Léonard de Vinci.

Gère les demandes d’occupation de salle.

Représente le service aux réunions d’occupation du domaine public

• Interface gestion technique du bâtiment (Atelier Léonard de Vinci)

Fait les demandes de travaux via le logiciel e-atal et assure leur suivi.

Fait le lien auprès des services techniques de la ville et des prestataires.

Programme les badges d’accès de l’Atelier Léonard de Vinci (SALTO)

• Régisseur principal de l’Atelier Léonard de Vinci et des bibliothèques

• Effectue des opérations d’encaissement de recette
• Verse et justifie les sommes encaissées auprès du comptable public
• Assure la tenue comptable de la régie de recettes et des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie

Horaires de travail

• Temps de travail annualisé sur la base de 1607 heures
• Travail du lundi au vendredi

Compétences requises :

– Compétences techniques 

• Maîtrise des outils bureautiques (pack office) et d’internet
• Utilisation de logiciels : Astre, e-atal, i-parapheur, administration SALTO
• Publipostage avec base de données
• Rédaction de documents administratifs
• Maitrise du fonctionnement des institutions publiques et de l’environnement territorial et notamment des structures de gestion

-Capacités relationnelles 

• Disposer d’un sens de l’accueil
• Sens de l’organisation, rigueur, respect des consignes
• Polyvalence, autonomie
• Aptitude à organiser, hiérarchiser et programmer ses tâches avec efficacité
• Aptitude à anticiper dans la gestion des emplois du temps et des procédures
• Qualités relationnelles (avec les usagers et avec l’équipe), aptitude à l’écoute et au dialogue  

-Conditions et contraintes d’exercices 

• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Sens du service public
• Gestion simultanée de plusieurs tâches
• Travail sur écran
• Situations de contact avec le public
• Travail en soirée de manière ponctuelle
• Permis B