Publié le : 29 juillet 2022 Mise à jour : 29 juillet 2022
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Assistant administratif – H/F – CCAS PRE (17h30 par semaine/CDD 12 mois)

  • Date limite de candidature : 30 août 2022

DIRECTION CCAS ET ACTION SOCIALE

Cadre d’emplois : Adjoint Administratif

Catégorie : C

Rattachement hiérarchique :

N+1 : Responsable du PRE

N+2 : Directrice du CCAS

 

Mission du service : 

Au sein du Centre communal d’action sociale (CCAS), le Programme de Réussite Éducative (PRE) s’inscrit dans la loi de Cohésion sociale du 18 janvier 2005 et tend à « donner leur chance aux enfants et aux adolescents ne bénéficiant pas d’un environnement social, familial et culturel favorable à leur réussite ».

Le PRE est un dispositif Politique de la Ville d’accompagnement individualisé, destiné aux enfants et jeunes vaudais de 2 à 16 ans qui rencontrent des difficultés scolaires, éducatives, familiales, sociales, de santé.

Finalité du poste :

Assurer la gestion administrative du PRE en lien avec la coordinatrice.

Missions et activités principales du poste :

Assurer le secrétariat du PRE :

  • Organiser les réunions des Equipes Pluridisciplinaires de Soutien (EPS) : établir le calendrier de réunions, réserver la salle, veiller à la mise à jour par les référentes de parcours du tableau de suivi, transmettre le tableau aux partenaires
  • Editer et envoyer les courriers de décision à la suite des EPS
  • Organiser et planifier les instances de pilotage (Comités techniques et Comités de pilotage) : convocations et ordres du jour, organisation de la logistique, prise de notes et rédaction des comptes-rendus
  • S’assurer du bon déroulement des circuits de validation (parapheurs)
  • Réceptionner, enregistrer et archiver les documents du service (conventions)
  • Proposer des outils et procédures pour structurer et organiser le suivi administratif du service
  • Tenir à jour les coordonnées des partenaires
  • Participer aux réunions d’équipe
  • Transmettre les informations RH et de service à l’équipe, saisir les congés
  • Mettre à jour les dossiers sur le logiciel métier MALLEO, saisir les aides facultatives accordées par le PRE
  • Vérifier et enregistrer le paiement des aides facultatives en lien avec le service financier du CCAS
  • Etre en soutien logistique de l’équipe dans la mise en place des ateliers collectifs
  • Assurer le suivi financier avec les prestataires et fournisseurs : réception des devis, transmission des bons de commande, demandes de factures, enregistrement des documents

Compétences requises :

Compétences opérationnelles :

  • Maîtrise de la création et de la gestion de tableaux de bord, d’outils de planification et de suivi
  • Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, publipostage…) et de l’informatique en général
  • Bonne maîtrise de l’orthographe et qualités rédactionnelles
  • Connaissance du fonctionnement des services d’une collectivité
  • Respect de la confidentialité

Compétences relationnelles :

  • Savoir travailler en équipe et en autonomie
  • Etre dynamique, avoir l’esprit d’initiative
  • Etre rigoureux, réactif, en capacité d’organisation et gérer les priorités
  • Capacité à rendre compte

Conditions et contraintes d’exercice :

Poste à temps non complet 50% (17h30 soit 2 jours et demi par semaine), présence indispensable le lundi journée.

Rémunération :

Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi ; Régime indemnitaire; 13ème mois (selon conditions de la délibération) ; Chèques déjeuner.

 

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