Vaulx-en-VelinVaulx-en-Velin

Publié le : 3 janvier 2023 Mise à jour : 6 janvier 2023
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Assistant administratif – planification – facturation Pôle maintien à domicile - H/F

  • Date limite de candidature : 02 février 2023

Au cœur de la métropole de Lyon, Vaulx‑en‑Velin, 52 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d’innovation éducative et culturelle.

Mission du service :

Les services du pôle maintien à domicile ont pour mission d’animer et de mettre en œuvre une politique sociale en direction du public âgé et/ou en situation de handicap. Ils sont placés sous l’autorité de la direction de l’action sociale et du CCAS.

Dans le cadre d’un développement et de l’amélioration des services à la personne, les services du SAAD, du SSIAD et du portage de repas ont été regroupé afin de créer à terme un service autonomie.

Finalité du poste :

L’assistant administratif contribue à assurer l’interface entre les services du pôle maintien à domicile. Il gère les actes administratifs, la planification des interventions à domicile et la facturation liés à l’activité des services et contribue à leur continuité.

Missions et activités principales du poste :

Accueil et orientation :
    • Assurer l’accueil physique et téléphonique du public (renseignement et orientation) ;
    • Evaluer les besoins des usagers lors des premières demandes et orienter vers le service concerné.
Tâches administratives :
    • Constituer les dossiers des usagers papiers et assurer la saisie dans le logiciel métier ;
    • Mettre à jour et classer les dossiers ;
    • Saisir et suivre les prises en charges des bénéficiaires liées au plan d’aide ;
    • Assurer les tâches administratives courantes.
Gestion du planning du service d’aide à domicile :
    • Générer les plannings mensuellement ;
    • Modifier les plannings en cas d’absence des aides à domicile en collaboration avec la responsable de secteur ;
    • Planifier les temps collectifs (réunions d’équipe, analyses de la pratique, …) ;
    • Informer les agents et les usagers des changements de planification.
Facturation :
    • Contrôler les heures d’intervention via la télégestion ;
    • Contrôler les factures provisoires ;
    • Générer les factures des bénéficiaires et des caisses (Métropole, Carsat) ;
    • Etablir les attestations fiscales ;
    • Tenir la régie du service d’aide à domicile et l’intérim de la régie du portage de repas.
Organisation fonctionnelle du service :
    • Réunions des aides à domicile (assurer les tâches liées à l’organisation des réunions : réservation de salle, information des aides à domicile, …) ;
    • Commander et suivre le matériel administratif et l’équipement des agents.
Renfort sur le portage de repas :
    • Réaliser et modifier les commandes des repas, lors de l’absence de la gestionnaire du portage de repas.
Communication interne :
    • Recueillir, traiter et transmettre les informations et propositions du terrain ;
    • Participer à la transmission des informations et décisions de la direction ;
    • Participer aux réunions du pôle maintien à domicile.

Connaissances et compétences requises :

  • Connaissance des personnes âgées et/ou en situation de handicap ;
  • Connaissance du secteur du maintien à domicile ;
  • Informatique et logiciels métiers ;

Qualités requises :

  • Adaptabilité et gestion du stress ;
  • Autonomie ;
  • Sens de l’organisation et réactivité ;
  • Secret professionnel ;
  • Esprit d’équipe ;
  • Sens de l’écoute et du relationnel ;
  • Sens du service.

Conditions et contraintes d’exercice :

Poste à temps complet sur 37h30 ou 36h15 par semaine avec RTT.

Profil :

Expérience attendue sur une fonction similaire.

Rémunération :

Poste de catégorie C, cadre d’emploi des adjoints administratifs

 Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi ; NBI (pour les titulaires); Régime indemnitaire ; 13ème mois (conditions de la délibération) ; chèques déjeuner et œuvres sociales (CNAS).

Ce poste est ouvert aux demandeurs d’emploi en situation de handicap – aux demandeurs d’emploi reconnus bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (BOETH).

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