Publié le : 14 mai 2019 Mise à jour : 14 mai 2019
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Assistant à la Direction Générale h/f

  • Offre : Assistant à la Direction Générale h/f
  • Date limite de candidature : 07 juin 2019
  • Référent : NR/IC
  • Service de rattachement : Direction Générale
  • Adresse de candidature : Madame La Maire, DRH / Service recrutement, Hôtel de Ville, place de la Nation, CS 40002, 69518 Vaulx-en-Velin cedex
  • Ou par Email : drh@mairie-vaulxenvelin.fr

DIRECTION GENERALE

Cadre d’emplois : Rédacteur

Catégorie : B

Rattachement hiérarchique :

N+1 : Directeur Général des Services et Directrice Générale Adjointe

† Finalité du poste :

L’assistant(e) de direction assiste au quotidien le Directeur Général des services et l’une des Directrices Générales Adjointes dans la gestion de leur temps et de leurs missions.

A ce titre, il/elle apporte une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

† Missions et activités principales du poste :

Gestion et planification :

  • Organiser les agendas en tenant compte des priorités. Gérer les appels, prendre les messages et/ou orienter son interlocuteur vers le bon destinataire.
  • Organiser et planifier les réunions, en effectuer le compte-rendu et le diffuser.
  • Transmettre les consignes de DG aux différentes équipes de la direction, s’assurer de la tenue des délais puis en centraliser les informations pour constituer les dossiers.
  • Suivre et saisir les plannings des absences des collaborateurs (congés, formation, maladie…).

Organisation et gestion de l’information :

  • Réceptionner le courrier, les parapheurs, mails et assurer le suivi et la traçabilité des documents (reporting), préparer les éléments de réponse.
  • Assurer la gestion matérielle et administrative de dossiers souvent complexes, impliquant plusieurs interlocuteurs ou services (constitution physique des dossiers, classement, archivage).
  • Prendre en charge les dossiers : rédiger et/ou reproduire les documents dans les délais impartis, en créant la mise en forme la plus adaptée aux travaux demandés.
  • Elaborer et mettre à jour des tableaux de bord mensuels de suivi d’activité.
  • Réceptionner puis transférer les demandes vers les services concernés, assurer le suivi en veillant au respect des délais (et en relançant le cas échéant).
  • Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations.

† Connaissances et compétences requises :

  • Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement d’une collectivité,
  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat,
  • Excellente expression orale et rédactionnelle,
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques (pack office, internet, etc).

† Qualités requises :

  • Diplomatie, rigueur et autonomie,
  • Bon relationnel,
  • Aptitude à travailler en équipe,
  • Discrétion, sens de la confidentialité,
  • Gestion des priorités et respect des délais, adaptabilité et disponibilité,
  • Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode,
  • Bonne capacité de résistance au stress.

† Profil

De formation supérieure avec une expérience solide sur un poste d’assistant manager.

Rémunération

Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi ; NBI (pour les titulaires); Régime indemnitaire ; 13ème mois (conditions de la délibération) ; chèques déjeuner.

 

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