Publié le : 28 juin 2019 Mise à jour : 8 juillet 2019
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Assistant de direction bibliothèque H/F CDD 5 MOIS

  • Offre : Assistant de direction bibliothèque H/F CDD 5 MOIS
  • Date limite de candidature : 21 juillet 2019
  • Référent : NR/AG
  • Service de rattachement : DIRECTION des bibliothèques
  • Adresse de candidature : Madame La Maire, DRH / Service recrutement, Hôtel de Ville, place de la Nation, CS 40002, 69518 Vaulx-en-Velin cedex
  • Ou par Email : drh@mairie-vaulxenvelin.fr

Cadre d’emplois : rédacteur

Catégorie : B

Rattachement hiérarchique :

N+1 : Directrice des bibliothèques (en son absence directrice adjointe)

Mission du service :

Le réseau de la lecture publique de Vaulx-en-Velin comprend 4 bibliothèques et un bibliobus dont l’objectif est de promouvoir l’accès à l’information, à la lecture, à la culture pour tous et à la valorisation des droits culturels. Il préfigure le futur réseau de la lecture publique qui comprendra une Médiathèque/Maison de quartier au Mas du Taureau. Vous participez à la mise en place d’une nouvelle structure de gestion de type régie à autonomie financière.

Sous la responsabilité de la directrice du réseau de lecture publique, vous apportez une aide permanente à la direction en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil, de suivi de dossiers et leur classement.

Missions et activités principales du poste :

Suivi de la gestion administrative et budgétaire du réseau de la lecture publique (4 bibliothèques et un bibliobus)

  • Gestion budgétaire
  • Suit la bonne exécution du budget du service.
  • Effectue les engagements et bons de commande, et fait le suivi des factures avec les prestataires et le service financier.
  • Certifie les factures à payer sur logiciel comptable.
  • Gestion administrative
  • Assure le suivi administratif et juridique des contrats avec les auteurs, les prestataires et les artistes (contrats de cession).
  • Assure l’engagement, le suivi budgétaire et le suivi des commandes de fournitures de bureau, fournitures pour équipements et alimentations du réseau des bibliothèques.
  • Réalise les déclarations auprès des organismes de droits d’auteurs (Sacem, Sofia…).
  • Gestion du courrier
  • Assure le transfert du courrier externe et des parapheurs internes (réception et envoi) entre l’hôtel de ville et la bibliothèque, leur enregistrement, diffusion et suivi.
  • Assure le transfert des factures au service financier et des fiches d’inscription aux formations au service formation.
  • Retire le courrier pour les bibliothèques Éluard et Perec à la boite postale dans la zone industrielle (du lundi au vendredi), participe à la mise sous enveloppes des relances,
  • Classement et archivage 
  • Assistance de la direction pour l’organisation de la vie du service
  • Participe à la préparation d’événements et de réunions du service (réservations de salles et matériels)
  • Organise des réunions internes et externes.
  • Réalise et met en forme des travaux bureautiques.
  • Traite des dossiers.
  • Assure le suivi des fiches de congés, chèques déjeuners, demandes de formation et ordres de missions des agents.
  • Organise des déplacements.
  • Participe à la vie du réseau des bibliothèques
  • Assiste ponctuellement certains secteurs, participe à l’organisation des animations, suit les interventions techniques urgentes, participe à l’accueil des partenaires et intervenants extérieurs.

Véhicule de service

  • Assure le suivi du véhicule de service : planning de réservation, carnet entretien, réparations, veille au remisage et parking conforme, suivi du carnet de bord, des clés et papiers du véhicule.

Participation à la mise en place de la future structure de gestion de la Médiathèque/Maison de Quartier

  • Participe aux réunions préparatoires internes.
  • Rédige et envoie des convocations et courriers. Rédige les comptes rendus.
  • Assure le suivi réglementaire.

Connaissances et compétences requises :

  • Maîtrise des outils bureautiques (pack Office) et d’internet
  • Utilisation du logiciel comptable : Astre
  • Publipostage avec base de données
  • Rédaction de documents administratifs
  • Maitrise du fonctionnement des institutions publiques et de l’environnement territorial et notamment des structures de gestion

Qualités requises :

  • Disposer d’un sens de l’accueil
  • Sens de l’organisation, rigueur, respect des consignes
  • Aptitude à l’écoute, au dialogue, bon relationnel
  • Capacité à se montrer polyvalent
  • Aptitude à organiser, hiérarchiser et programmer ses tâches avec efficacité
  • Aptitude à anticiper dans la gestion des emplois du temps et des procédures
  • Qualités relationnelles (avec les usagers et avec l’équipe), souplesse et sens du service public
  • Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
  • Sens du service public
  • Gestion simultanée de plusieurs tâches

Conditions et contraintes d’exercice :

  • 35h hebdomadaires
  • Réunions et animations ponctuelles en soirée et week-ends
  • Travail sur écran
  • Situations de contact avec le public
  • Permis B

† Rémunération :

Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi ; NBI (pour les titulaires); Régime indemnitaire ; 13ème mois (conditions de la délibération) ; chèques déjeuner.

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