Publié le : 15 novembre 2019 Mise à jour : 29 novembre 2019
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Assistant(e) de direction H/F

  • Offre :Assistant(e) de direction H/F
  • Date limite de candidature :14 décembre 2019
  • Référent :AG
  • Service de rattachement :CCAS action sociale
  • Adresse de candidature :Madame La Maire, DRH / Service recrutement, Hôtel de Ville, place de la Nation, CS 40002, 69518 Vaulx-en-Velin cedex
  • Ou par Email :drh@mairie-vaulxenvelin.fr

DIRECTION Action sociale et CCAS

Cadre d’emplois : Adjoint administratif ou rédacteur

Catégorie : C ou B

Rattachement hiérarchique :

N+1 : Responsable administratif et financier

N+2 : direction du CCAS

 

 

† Missions et activités principales du poste :

 

  1. Mission

Assurer le secrétariat de la Direction du CCAS et de l’action sociale en lien avec le Directeur ou la Directrice et la Responsable administrative et financière.

  1. Activités

GESTION ADMINISTRATIVE

  • Réalisation et suivi de tableaux de bord et outils de planification
  • Réalisation d’un livret d’accueil
  • Contribuer à la mise en place de l’archivage papier (règles et rangement)
  • Rédiger et consigner les procédures internes et transversales du service
  • Suivi des activités et projets en cours avec le Directeur ou la Directrice du CCAS et de l’Action sociale
  • Participation et/ou suivi des projets de dématérialisation des paiements et actes soumis au contrôle de légalité

 

SECRETARIAT

  • Gestion du Conseil d’administration : préparation de l’ordre du jour et des dossiers en lien avec la Direction
  • Organisation et préparation de réunions
  • Participation aux réunions et réalisation de comptes rendus ou notes
  • Réalisation, mise en forme de courriers et documents
  • Gestion des réservations de salles
  • Enregistrement et distribution du courrier arrivé
  • Mise en page, enregistrement et classement du courrier départ
  • Interface avec le service RH (congés, absences et renseignements de 1er niveau)
  • Rangement de dossiers, contrats et conventions
  • Réalisation de tableaux de suivi (marchés, contrats, régies)
  • Gestion d’agenda

 

 

† Connaissances et compétences requises :

 

Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un CCAS

Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint)

Dynamisme, esprit d’initiative et d’équipe

Rigueur, réactivité

Discrétion et respect de la confidentialité

Capacité à relayer l’information et alerter

Capacité d’organisation et à gérer les priorités

 

 

† Conditions et contraintes d’exercice :

35 heures par semaine

† Rémunération :

 

Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi ; NBI (pour les titulaires); Régime indemnitaire ; 13ème mois (conditions de la délibération) ; chèques déjeuner.

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