Agent administratif polyvalent à l’Espace Famille (guichet unique) – H/F

Poste :421

DIRECTION : Education

Cadre d’emplois ouvert : Adjoint Administratif

Catégorie : C

Rattachement hiérarchique :

• N + 1 : Responsable Espace Famille
• N + 2 : Responsable Administratif et Financier

Au cœur de la métropole de Lyon, Vaulx-en-Velin 53 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux , elle est un territoire d’innovation éducative et culturelle.

Mission du service :

L’agent administratif polyvalent est un soutien au Responsable Espace Famille, dont il dépend hiérarchiquement.  Il l’assiste notamment pour la gestion des inscriptions scolaires et les dérogations. Il sera en charge, avec le reste de l’équipe, des inscriptions aux activités des services de l’enfance (Inscriptions scolaires, dérogations scolaires et aux activités péri – extra scolaires, séjours de vacances et séjours organisés par la ville pendant le temps scolaire), la facturation et l’encaissement. Ponctuellement, il sera amené à accueillir et renseigner le public sur site ou par téléphone.

Missions et activités principales du poste :

Soutien au Responsable Espace Famille

• Gestion des inscriptions scolaires et dérogations.
• Planning de l’équipe.
• Collaboration avec les différents interlocuteurs (Direction de l’Education, Directeurs d’écoles).

Gestion administrative des fichiers familles 

• Réception et contrôle des dossiers renseignés par la famille.
• Vérification des pièces justificatives.
• Saisie des diverses inscriptions sur le logiciel métier ; Activités concernées : inscriptions scolaires, inscriptions aux activités périscolaires et extra scolaires, inscriptions aux séjours de vacances ou séjours proposés durant le temps scolaire, inscriptions aux activités de loisirs.
• Remise des certificats, fiches, documents liés aux inscriptions.
• Communication des informations utiles.
• Actualisation du dossier famille.
• Suivi et actualisation des inscriptions.
• Mise à jour des présences réelles avec les justificatifs des familles.

Facturation et encaissement

• Facturation des activités.
• Modification des factures.
• Encaissement.
• Mission ponctuelle en l’absence des régisseurs titulaires.
• Information des familles concernant la facturation et l’encaissement.

Gestion administrative

• Rédaction de courriers.
• Réponses et suivi des mails.
• Classement et archivage.

Accueillir et renseigner le public sur site ou par téléphone sur les services de l’enfance

• Pré accueil et orientation des usagers.
• Réceptions des demandes de dérogation.
• Réception des réclamations des familles.
• Distributions de documents sur les services de l’enfance.

Connaissances et compétences requises :

• Sens de l’accueil du public.
• Bonnes connaissances dans le domaine de l’Education et capacité à actualiser ses connaissances.
• Maîtrise du logiciel métier (Concerto – ESII).
• Maitrise logiciels bureautique et messagerie.

Qualités requises :

• Capacité d’adaptation à des missions variées entre de l’accueil et de l’administratif.
• Capacité à travailler en équipe.
• Sens du contact, qualité d’écoule, de dialogue et de reformulation.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Confidentialité.
• Distance professionnelle.

Conditions et contraintes d’exercice :

• Rotation sur le pré accueil en contact avec le public, le front office en contact avec le public et le back office sans contact avec le public.
• Régisseur de recettes suppléant
• Relations internes : liens étroits avec les Managers – Référents des écoles – Référents satellites de la Direction de l’Education
• Relations externes : liens avec les Directions des écoles

Temps de travail et congés :

1. Horaires à définir selon nécessité de service

Avantages :

• Participation à la prévoyance

• Participation à la mutuelle santé

• Titres restaurant (d’une valeur faciale de 10€ et participation de l’employeur de 60%)

• Participation au remboursement frais de transport domicile – travail (à hauteur de 75%), forfait mobilité durable

• Adhésion au CNAS (Comité National d’Action Sociale)

Rémunération :

• Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi

• NBI (pour les titulaires)

• RIFSEEP selon niveau du poste

• 13ème mois (conditions de la délibération)

Ce poste est ouvert aux demandeurs d’emploi en situation de handicap – aux demandeurs d’emploi reconnus bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (BOETH).