Assistant administratif du pôle Seniors H/F

DIRECTION ACTION SOCIALE

Grade : rédacteur

Catégorie : B

Rattachement hiérarchique :

N+1 : Responsable du pôle seniors

Au cœur de la métropole de Lyon, Vaulx‑en‑Velin, 57 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d’innovation éducative et culturelle.

Missions du service :

Les services ont pour mission d’animer et de mettre en œuvre une politique sociale en direction du public âgé et /ou en situation de handicap. Ils sont placés sous l’autorité de la direction de l’action sociale et du CCAS.

Missions du poste :  

Assurer la liaison et la coordination administrative entre les pôles du site (Pôle Seniors, Pôle Maintien à Domicile, Mission Handicap) et la direction de l’action sociale et du CCAS

Gérer les actes administratifs liés à l’activité du pôle seniors en lien avec la responsable.

Assurer la coordination des agents d’accueil en lien avec les services des pôles du site

Contribuer à la continuité de service par la polyvalence de certaines fonctions.

Activités du poste :

 Fonction de coordination :

• Faciliter l’intervention des agents de l’accueil en les accompagnant dans leurs fonctions (interface avec l’ensemble des services du site, régulation du public, etc.)
• Gérer le planning accueil
• Réaliser le livret d’accueil en liaison avec les services
• Accueillir et effectuer le suivi des stagiaires en lien avec la responsable
• Rédiger ou mettre à jour les procédures internes et transversales des services
• Réaliser et suivre les tableaux de bord ou les outils de planification
• Gérer le suivi de l’entretien du bâtiment et assurer le lien avec les services de la collectivité (demandes de travaux, propreté des locaux…)

Fonction administrative :

• Effectuer des actes administratifs pour les pôles du site en liaison avec la direction et en assurer le suivi
• Effectuer les tâches administratives liées au fonctionnement du service (congés, tickets restaurants..)
• Préparer, réaliser et assurer le suivi des actes administratifs des marchés liés aux activités du pôle (colis, repas des seniors, marché restauration…) en liaison avec la responsable
• Assurer le suivi administratif des projets en cours
• Effectuer le suivi des fournitures de bureau et matériel pour les pôles

Fonction de secrétariat :

• Assurer des tâches de secrétariat (courriers, documents divers) avec utilisation de la charte administrative de la collectivité
• Préparer et enregistrer les courriers, parapheurs (suivis des départs et arrivés)
• Organiser et préparer les réunions
• Participer et effectuer les comptes- rendus de réunions

Continuité de service :

• Participer aux activités transversales des services de la direction de l’action sociale et du CCAS.
• Assurer la continuité de service en cas d’absence des agents d’accueil ou administratifs

 Compétences et connaissances requises :

• Connaissance du domaine de l’action sociale ou du public âgé ou en situation de handicap
• Maitrise des écrits (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page, formulation…)
• Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Publipostage)
• Capacité d’organisation et de gestion des priorités

Qualités et postures requises : 

• Sens de la diplomatie et du relationnel
• Capacités à écouter, communiquer et transmettre
• Agilité et sens du travail en équipe
• Discrétion et respect de la confidentialité

Conditions et contrainte d’exercice : 

• 36h15/semaine ou 37h30 avec droits RTT
• Participation possible à des activités de service en dehors des horaires de fonctionnement.

 Rémunération :

 Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi ; NBI (pour les titulaires); Régime indemnitaire ; 13ème mois ; CNAS ; chèques déjeuner.