Assistant de direction générale – renfort 6 mois H/F

DIRECTION GENERALE DES SERVICES

Cadre d’emplois : Rédacteur ou adjoint administratif

Catégorie : B / C

Rattachement hiérarchique :

N+ 1 directeur général des services et lien fonctionnel avec le DGA

Au cœur de la métropole de Lyon, Vaulx-en-Velin, 53 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d’innovation éducative et culturelle.

Finalité du poste :

L’assistant(e) de direction générale assiste au quotidien la directrice générale des services et le directeur général adjoint en charge des ressources dans la gestion, prioritairement des agendas et documents afférents.

A ce titre, il/elle apporte un soutien en termes d’organisation, de gestion matérielle, de communication, d’information, d’accueil, de classement.

Il/elle contribue activement au bon fonctionnement du réseau des assistant(e)s au sein de la direction générale et en lien avec la collaboratrice de la DG, et l’ensemble des services ou directions rattachées au DGS et au DGA.

Missions et activités principales du poste :

Gestion et planification :

• Organiser l’agenda en tenant compte des priorités (rendez-vous, réunions) en lien avec les services, DG, le cabinet, les élus et les partenaires.
• Préparer les éléments relatifs aux journées de la DGS et du DGA (agenda et fonds de dossiers pour les réunions le nécessitant).
• Gérer les appels, prendre les messages et/ou orienter son interlocuteur vers le bon destinataire. Identifier urgences et priorités.
• Organiser et planifier les réunions, ponctuellement en effectuer le compte-rendu et le diffuser.
• En cas de besoin, relayer les consignes de la DGS et du DGA aux différentes équipes sur les sujets relevant de sa compétence (réunions, congés, parapheurs…), s’assurer de la tenue des délais demandés puis recentraliser les informations pour validation de la DGS et du DGA.
• Préparer des notes simples, courriers ou mails à partir d’éléments fournis par la DG/DGA.

Organisation et gestion de l’information :

• Réceptionner le courrier papier et pour le DGA sur le logiciel courrier, les parapheurs, mails si placé.e en copie et assurer le suivi des documents (reporting dans le tableau de suivi des parapheurs partagé)
• Participer à la mise à jour des outils de pilotage (tableaux de suivi, échéanciers, rétroplannings).
• Suivre certains éléments administratifs : tableaux de congés, parapheurs RH, validations.
• Assurer la gestion matérielle de dossiers (constitution physique, classement, archivage).
• Réceptionner puis transférer les demandes relevant de son champ de compétence vers les services concernés, assurer le suivi en veillant au respect des délais (et en relançant le cas échéant).
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations en utilisant les outils communs de la collectivité (tableaux partagés, réseau partagé etc).

Profil recherché :

Connaissances techniques :

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat,
• Bonne expression orale et rédactionnelle,
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques.

Savoir-être :

• Bon relationnel,
• Aptitude à travailler en équipe,
• Discrétion, sens de la confidentialité,
• Gestion des priorités et respect des délais, adaptabilité et sens du service rendu.

Niveau de diplôme ou expérience professionnelle requis / souhaités :

Expérience sur un poste de secrétariat, d’assistant de direction ou direction générale. Expérience en collectivité appréciée mais pas indispensable.

Avantages :

• Participation à la prévoyance
• Participation à la mutuelle santé
• Titres restaurant (d’une valeur faciale de 10€ et participation de l’employeur de 60%)
• Participation au remboursement frais de transport domicile – travail (à hauteur de 75%), forfait mobilité durable si concerné
• Adhésion au CNAS (Comité National d’Action Sociale)
• Formule de temps de travail : 37h30 sur 5 jours, amplitude prévisionnelle habituelle 8h45/17h

Rémunération :

• Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi
• RIFSEEP selon niveau du poste

Ce poste est ouvert aux demandeurs d’emploi en situation de handicap – aux demandeurs d’emploi reconnus bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (BOETH).

Un poste permanent au sein du service pourrait faire l’objet d’une publication dans les prochaines semaines.