Chargé d’accueil et de communication polyvalent de la Cité Campus Assia Djebar (H.F)

DIRECTION JEUNESSE ET VIE ETUDIANTE
Cadre d’emplois : adjoints techniques territoriaux
Catégorie : C
Rattachement hiérarchique :
N+1 : Responsable de l’unité d’exploitation de la Cité Campus Assia Djebar/Direction
Jeunesse et Vie étudiante
N+2 : Directrice Jeunesse et Vie étudiante

Relations fonctionnelles :

Relations directes avec les usagers Les agents de la Direction Jeunesse et Vie étudiante et des services municipaux intervenants au sein de la Cité Campus Assia Djebar Tous les agents du site et les représentants des utilisateurs permanents (ENSAL, Services municipaux, Campus des Métiers et Qualifications) Partenaires, entreprises prestataires. Au cœur de la métropole de Lyon, Vaulx-en-Velin, 53 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d’innovation éducative et culturelle.

Les jeunes de moins de 30 ans représentent près de la moitié de la population communale et de grandes écoles sont présentes au sein de son Campus universitaire.

L’accompagnement des parcours de jeunes vers l’autonomie, se fait notamment par l’émancipation, l’orientation, la formation, l’insertion sociale et professionnelle, le logement, la santé, la sécurité, les loisirs éducatifs, sportifs et culturels, la mobilité, l’engagement, la citoyenneté. La perspective de réduction des inégalités constitue également une priorité de l’ensemble de ses actions.

Missions du service
La création en 2022, de la Direction Jeunesse et Vie étudiante est la traduction de cette
orientation. Elle déploie des actions afin de répondre aux besoins des 11-25 ans en déployant un accueil inconditionnel de tous les publics jeunes, y compris les étudiants.
Ses actions se déploient sur l’ensemble du territoire communale, de manière transversale au
sein de la collectivité, d’une part et dans le cadre d’une politique globale et partenariale en cohérence avec les autres acteurs publics et associatifs, d’autre part.

Son action se structure autour des axes suivants : 
– Favoriser l’orientation et l’insertion professionnelle en lien avec la Mission Locale
– Soutenir l’engagement et la citoyenneté
– Développer l’Information Jeunesse
– Proposer des animations territoriales au sein des pôles jeunesse et sur l’ensemble du territoire en lien avec les partenaires

A partir de 2027 ; la Direction Jeunesse et Vie Etudiante va intégrer un nouvel équipement
mutualisé, la Cité Campus Assia Djebar, tiers-lieu des jeunesses et de la vie étudiante de Vaulx
en-Velin dont elle assurera l’exploitation.

La Cité Campus Assia Djebar est un équipement innovant d’intérêt général porté par la Ville
de Vaulx-en-Velin dans le cadre d’une dynamique collective avec l’Etat, le ministère de la
Culture, l’ANRU et la Métropole de Lyon.

Elle incarne le déploiement et de l’ouverture du campus sur la ville et notamment la jeunesse
ainsi que le renouvellement urbain de son grand projet de. Elle bénéficie de la proximité du T9 qui connecte son territoire aux Campus de la Doua et de la Métropole de Lyon.

Ouverte à toutes les jeunesses présentes sur le territoire, elle concourt à leur réussite par leur information, orientation, formation, le soutien et l’accompagnement de leurs projets ainsi que leur participation à la vie publique.

Elle fédère l’excellence des grandes écoles vaudaises en favorisant l’extension de son ÉCOLE Nationale Supérieure d’Architecture (ENSAL) jouxtant le nouveau bâtiment Builders-ingénieurs et en proximité du site historique de l’ENTPE.
Pensée comme un lieu créateur de liens, hybride et poreux entre acteurs du monde économique, de l’enseignement secondaire et supérieur, de la formation professionnelle, du développement social et de la société civile, les projets collaboratifs seront favorisés grâce à la présence du Campus des Métiers et Qualification Excellence “urbanisme et construction, vers une ville intelligente” aux côtés de la Direction Jeunesse et Vie étudiante de la ville.
Ses espaces (amphithéâtre de 350 places divisible, hall, espace d’exposition, salles de formation, salle e-learning, bureaux, salles de réunions et de formation, patio et terrasses …) dotés d’équipements numériques de pointe ont été pensé dans une logique de mutualisation
et pour répondre à la diversité de ses publics et usagers (jeunes, habitants, étudiants, enseignants-chercheurs, associations, entreprise, collectivités, acteurs socio-économiques…)
Ils sont propices à favoriser leurs rencontres, échanges, ouvertures, coopérations et mise ensynergies lors d’ateliers, conférences, expositions, colloques, formations, manifestations…

⮞ Finalité du poste et cadre d’intervention :

L’accueil constitue la plaque tournante dans la vie de l’équipement et constitue une activité généraliste et transversale. Il permet une vue d’ensemble de l’activité.

Dans le même temps, il constitue un formidable lieu d’écoute, d’observation, de veille des besoins des usagers réguliers et des habitants. Sous l’autorité directe du Responsable de l’unité d’exploitation de la Cité Campus Assia Djebar, le/la chargée d’accueil polyvalent garantit l’image de la collectivité et du service public auprès des usagers.

Il a pour mission générale d’accueillir, d’informer, conseiller et orienter les publics au travers de la mise en œuvre d’un accueil universel, inconditionnel et personnalisé notamment des jeunes et de leurs proches ainsi qu’une orientation adéquate vers les services ou professionnels concernés.

Il/elle veillera par son action et sa posture à capitaliser l’information, à permettre une bonne circulation de l’information et communication en interne et externe et favoriser des usages partagés et conviviaux du projet hybride et mutualisé et des valeurs du lieu. Il participe de manière polyvalente aux missions de son Unité et plus généralement de la Direction Jeunesse et Vie étudiante.

⮞ Missions et activités principales du poste :

Dans le cadre de ses missions, le/la chargé(e) d’accueil polyvalent a en charge : 

L’accueil, l’information et l’orientation 

• Assurer l’accueil, l’information et l’orientation physique, téléphonique et numérique des publics et des activités de l’équipement et des services de la DJVE

• Écouter, reformuler, comprendre des demandes exprimées à l’accueil
• Rechercher l’information à donner aux personnes, Informer et orienter sur les différents services
• Faire le relais d’information auprès des professionnels et mettre les publics en relation avec les interlocuteurs compétents : Structure Information Jeunesse, services municipaux, structures éducatives, administratives, sociales et associatives adaptées

• Transmettre les messages aux personnes qui en sont destinataires
• Mettre en place des moyens d’informations et d’orientations
• Coordonner le recueil d’information du site et Informer les publics de la vie de l’équipement et des actions mis en place (physique et numérique)

• Réceptionner et distribuer le courrier et les colis
• Tenir un outil de recensement des demandes formulées à l’accueil
• Ouvrir et fermer l’équipement et surveiller les accès : contrôler l’accès aux locaux et assurer la sécurité des biens et des personnes, enregistrer les visiteurs et délivrer des badges d’accès. 

• Tenir à jour un outil de mesure de la fréquentation de l’équipement
• Délivrer les clés et badges des espaces communs (cuisine-traiteur, vestiaires…) Vie de l’équipement : animation et gestion du hall d’accueil et du planning des salles

• Participer à faire du hall d’accueil un lieu de vie attractif et partagé : exposition, évènements réguliers et ponctuels en fonction de la programmation des utilisateurs permanents, des besoins des jeunes et des projets de l’équipement.

• Organiser un accueil convivial
• Faire visiter l’équipement
• Participer à des manifestations permettant de faire connaître l’équipement (temps forts de de l’équipement et de la ville …)

• Veiller et assurer l’entretien et le rangement des espaces, mobiliers et équipements de détente et convivialité du hall,

Information et Communication

• Recenser et transmettre tout élément de l’actualité de la vie du lieu et de ses utilisateurs permanents et occasionnels,

• Diffuser les outils de communication aux usagers
• Organiser et mettre à jour l’affichage et les dépliants de manière hebdomadaire dans l’équipement relatif aux activités des utilisateurs permanents et occasionnels et des partenaires

• Assurer le suivi des outils numériques (site, messagerie, écrans, mailing…)
• Organiser et actualiser la documentation envoyée par les partenaires.
• Tenir régulièrement à jour le cahier de transmission interne et information aux différents membres de l’équipe

Administrative

• Tenir à jour et gérer le planning des salles (réservation et contrats de location), suivre la facturation et relance des impayés,

• Tenir la caisse et le suivi des encaissements
• enregistrer les dossiers de demande d’aides (physiques et numériques) et contrôler les pièces fournies

• Gérer, le cas échéant, les inscriptions aux activités et événements de l’équipement
• Enregistrer les informations et mettre à jour les bases de données
• Editer les listes de présences
• Prendre les rendez-vous avec les professionnels de la DJVE
• Apporter un soutien administratif aux différents services.

⮞ Connaissances et compétences requises :

⮞ Qualités requises :

FORMATION ET CERTIFICATIONS

• BTS spécifique aux métiers de l’accueil et de l’administration ou bac professionnel ou

BEP « Accueil et secrétariat » avec expérience professionnel de 5 ans

• Autres qualifications appréciées : qualifications en animation, information et communication

• Compétences informatiques et numériques : maîtrise des outils informatiques, numériques et bureautiques, outils de planification, suite bureautique

SAVOIR

• Connaître l’offre de service disponible sur le territoire (structures, équipements, tissus associatifs, dispositifs et projets des acteurs locaux) …

• Connaître des techniques de gestion de la communication et de la relation
• Connaître les procédures de gestion administrative et de sécurité liée à son activité
• Informer et rendre compte à son supérieur hiérarchique

SAVOIR-FAIRE 

Accueil physique et téléphonique du public

• Accueillir le public avec amabilité et être disponible pour établir une relation de confiance et d’échanges bienveillants

• Prendre des messages
• S’exprimer clairement et reformuler les demandes
• Favoriser l’expression de la demande
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Appliquer les règles de communication et de protocole
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
• Mettre en relation des correspondants
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• S’adapter aux publics de cultures différentes
• Adapter son intervention aux différents publics
• Gérer un système de mesure de la fréquentation
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

SAVOIR-ETRE

• Aisance relationnelle et rédactionnelle,
• Courtoisie et bonne présentation,
• Sens de l’accueil,
• Capacité à bien communiquer et écouter,
• Aptitude à travailler seul ou en équipe,
• Être organisé, polyvalent, patient et disponible.
• Se rendre disponible au regard de la nécessité de service
• Veiller à promouvoir l’image du territoire de Vaulx-en-Velin par son exemplarité
• Etre dans une posture de collaboration avec les tiers
• Etre en capacité d’interagir et de s’adapter à des publics très différents
• Réactivité
• Respect de la confidentialité

⮞ Conditions et contraintes d’exercice :

⮞ Temps de travail   : 

Temps complet 

Temps de travail annualisé

Disponibilité, travail en soirée, certains week-ends par roulement, 

Possibilité d’astreintes

Congés annuels soumis à la continuité de service de l’établissement

Télétravail : non

⮞ Rémunération  : 

Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi ; NBI (pour les titulaires); Régime indemnitaire

; 13ème mois (conditions de la délibération) ; chèques déjeuner. 

Ce poste est ouvert aux demandeurs d’emploi en situation de handicap – aux demandeurs

d’emploi reconnus bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (BOETH).