Chargé de relation usagers, de gestion administrative et d’état civil – HF

DIRECTION HABITANTS ET CITOYENNETÉ

Cadre d’emplois : Adjoint administratif

Catégorie : C

Rattachement hiérarchique :

N+1 : Responsable du service

Sous l’autorité du responsable du service et au sein d’une équipe polyvalente, l’agent est chargé en priorité de l’accueil physique et téléphonique des usagers pour l’instruction et le traitement des missions concernant les titres d’identité et de voyage, l’état civil, les autorisations funéraires, le recensement de la population et les opérations électorales.

L’agent représente l’image de la commune auprès des administrés et des tiers avec lesquels il est en contact direct au quotidien, impliquant savoir-être exemplaire, sens du contact et qualité d’écoute. Il est capable d’orienter, d’informer et de renseigner les personnes.

Missions du poste : 

• Accueil du public : vous accueillez et renseignez les usagers dans le respect du cadre réglementaire ;
• Gestion administrative des titres d’identité et de voyage : enregistrement et suivi des dossiers déposés, délivrance des pièces reçues, gestion du planning des rendez-vous (cartes nationales d’identité, attestations d’accueil, passeports biométriques) ;
• Gestion administrative des missions de l’état civil : enregistrement des actes et mise à jour des registres (naissances, mariages, décès), gestion des dossiers de mariage et organisation des célébrations, délivrance des copies et extraits d’actes, gestion des livrets de famille ;
• Gestion des cimetières et des autorisations funéraires : vente et renouvellement des concessions dans les cimetières, délivrance des diverses autorisations (inhumations, exhumations…), renseignements, en lien avec le responsable cimetières et les conservateurs ;
• Gestion administrative du recensement : instruction et délivrance des attestations de recensement militaire, participation aux opérations du recensement annuel de la population ;
• Gestion des élections : mise à jour des listes électorales et participation à l’organisation des scrutins ;
• Gestion administrative de formalités diverses : certificats d’hérédité, légalisations de signature (vie maritale, certificats de vie, attestations…), certification conforme.

Connaissances et compétences requises :

• Connaissances juridiques ;
• Connaissance des procédures administratives ;
• Maîtrise et connaissance de l’outil informatique, de la bureautique, et des logiciels métier (Mélodie, Gescime, Synbird, Ciril, Maestro) ;
• Maîtrise des techniques d’accueil : Techniques d’accueil et de régulation, techniques d’écoute.

Qualités requises :

• Capacités d’adaptation et d’analyse ;
• Qualités d’expression écrite et orale ;
• Rigueur, assiduité, ponctualité ;
• Sens du service public, discrétion ;
• Sens du travail en équipe et aptitude au travail en polyvalence ;
• Sens de l’organisation et des responsabilités, esprit d’initiative ;
• Sens du relationnel, capacité à accueillir un public diversifié.

Conditions et contraintes d’exercice :

Horaires d’ouverture du service : du lundi au vendredi 9h – 17h avec ouverture jusqu’à 19h00 les mardis.

Contraintes liées à l’accueil du public en continu et disponibilité lors d’événements ponctuels (élections).

Lieu de travail : travail basé à l’Hôtel de Ville. Ponctuellement, demande de remplacement à la mairie annexe situé au sud de la commune.

Profil : 

Formation : Bac à Bac +3 spécialité Services Publics (accueil, assistance, conseil).

Expérience professionnelle vivement appréciée dans le domaine de l’accueil et de l’état-civil, et titres d’identité en particulier au sein d’une commune de strate comparable.

Avantages : 

• Participation à la prévoyance
• Participation à la mutuelle santé
• Titres restaurant (d’une valeur faciale de 8.50€ et participation de l’employeur de 60%)
• Participation au remboursement frais de transport domicile – travail (à hauteur de 75%), forfait mobilité durable
• Adhésion au CNAS (Comité National d’Action Sociale)
• Deux formules de temps travail au choix de l’agent sous réserve de validation du supérieur hiérarchique

Rémunération : 

• Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi
• NBI (pour les titulaires)
• RIFSEEP selon niveau du poste
• 13ème mois (conditions de la délibération)

Ce poste est ouvert aux demandeurs d’emploi en situation de handicap – aux demandeurs d’emploi reconnus bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (BOETH).