Référent(e) accueil de la DRH – H/F Renfort de 6 mois

DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Cadre d’emplois : Adjoint administratif

Catégorie : C

Rattachement hiérarchique :

N+1 : Responsable du pôle accueil

N+2 : Directeur des Ressources Humaines

Mission du service :

La Direction des Ressources Humaines élabore une politique d’optimisation des ressources humaines dans un contexte très évolutif.

En effet, l’allongement de la durée de vie au travail, les enjeux du maintien dans l’emploi et de la prévention des risques conjugués au développement des SIRH, à l’évolution permanente du contexte réglementaire et à la nécessaire maîtrise de la masse salariale et des effectifs du fait de la baisse des dotations, ont accru la fonction conseil et l’accompagnement stratégique.

Pour s’adapter à ces mutations, la Direction s’est dotée de 3 Pôles :

• Compétences, recrutements et accompagnement des parcours,
• Vie administrative et ressources,
• Santé, sécurité et qualité de vie au travail.

Finalité du poste :

Sous l’autorité du responsable du pôle accueil et au sein d’une équipe polyvalente, l’agent est le référent de l’accueil de la Direction des Ressources Humaines.

L’agent représente l’image de la commune auprès des agents et des administrés avec lesquels il est en contact direct au quotidien, impliquant savoir-être exemplaire, sens du contact et qualité d’écoute. Il est capable d’orienter, d’informer et de renseigner les personnes et d’assurer une mission de coordination.

Missions du référent accueil :

En lien avec le responsable du pôle accueil,

• Faciliter l’interface des agents de l’accueil avec les différents pôles de la DRH ;
• Assurer la coordination des agents de l’accueil ;
• Gérer le planning des agents de l’accueil ;
• Accompagner et garantir la qualité de l’accueil des agents et des usagers en participant à la fiabilisation des réponses apportées ;
• Organiser et fluidifier la circulation de l’information ;
• Participer à l’élaboration et la mise à jour des procédures du pôle accueil ;
• Contribuer aux déploiements des projets de la Direction et accompagner le changement ;
• Avec la responsable du pôle accueil, préparer les réunions de l’équipe d’accueil, rédiger et diffuser les comptes-rendus ;
• Identifier et analyser les besoins et les adaptations nécessaires.

 Missions polyvalentes :

• Accueil physique et téléphonique du public : vous accueillez, renseignez et orientez les agents et les usagers dans le respect du cadre réglementaire ;
• Saisie et envoi des arrêts maladie dans les services, mise à jour du fichier et des listes de diffusion ;
• Gestion de la navette courrier ;
• Tri et répartition du courrier ;
• Gestion administrative diverse.

Connaissances et compétences requises :

• Connaissance du fonctionnement d’une collectivité locale ;
• Maîtrise des techniques d’accueil : Techniques d’accueil et de régulation, techniques d’écoute ;
• Maîtrise et connaissance de l’outil informatique, de la bureautique.

Qualités requises : 

• Esprit d’équipe, excellentes compétences relationnelles, capacités à accueillir un public diversifié ;

• Sens du service public, discrétion ;
• Maîtrise de l’environnement administratif ;
• Sens du travail en équipe et aptitude au travail en polyvalence ;
• Sens de l’organisation et des responsabilités, autonomie, esprit d’initiative ;
• Rigueur, assiduité, ponctualité.

Obligation de service :

Assurer une continuité de service ;

Organisation d’un roulement entre les chargés d’accueil pendant les périodes de congé.

Rémunération :

Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi ; NBI (pour les titulaires); régime indemnitaire ; 13ème mois (conditions de la délibération) ; chèques déjeuner.

Ce poste est ouvert aux demandeurs d’emploi en situation de handicap – aux demandeurs d’emploi reconnus bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (BOETH).