Vaulx-en-Velin

Publié : 6 février 2024 Mise à jour : 6 février 2024
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Assistant administratif et coordinateur de proximité H/F

DIRECTION DE LA TRANSITION ECOLOGIQUE ET DU CADRE DE VIE

Cadre d’emplois : Adjoint administratif

Catégorie : C

Rattachement hiérarchique :

N+1 : Responsable du service espaces verts

N+2 : Directeur de la Transition écologique et du cadre de vie

 

Au cœur de la métropole de Lyon, Vaulx‑en‑Velin, 57 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d’innovation éducative et culturelle.

La direction regroupe les services Aménagements durables, Espaces verts, Environnement, Occupation de l’espace public, Éclairage public et son service administratif & financier.

Elle assure l’entretien et la maintenance du Patrimoine non Bâti. Elle met en œuvre la politique de gestion de l’espace décidée par la collectivité. La Direction contribue au développement et à la mutation de la ville par l’accompagnement des opérations nouvelles. Elle pilote également la réalisation des travaux neufs.

Elle a pour mission d’offrir aux vaudais un cadre de vie de qualité, associant des espaces publics fonctionnels mais apaisés et assurant les continuités écologiques.

 

Mission du service :

La Ville de Vaulx en Velin bénéficie d’un patrimoine végétal conséquent. Les nombreux projets réalisés ou en cours de réalisation démontrent la volonté locale de développer des îlots de fraicheur en associant la participation citoyenne et l’expertise technique.

Le service Espaces verts, composé d’une quarantaine d’agents, assure des missions de propreté et de nettoyage de l’espace public ainsi que la bonne exécution des missions d’entretien courant. 

Situé aux ateliers du Gabugy, le responsable du service espaces verts est l’interlocuteur privilégié du secteur des espaces Publics.

Il est en charge de la création d’une partie des espaces verts et des travaux neufs.

Il assure également le déploiement du plan de gestion différencié à l’aide d’outils cartographiques et de critères objectifs, permettant d’assurer une gestion claire des espaces publics et naturels de la ville et de leur propreté.

 

Finalité du poste :

Au sein de la direction du service des Espaces publics composée d’un ingénieur territorial (responsable du service), de cadres techniques et de son service administratif et financier, vous participerez à la mise en œuvre des tâches administratives confiées à ce secteur.

 

Missions et activités principales du poste :

MISSIONS PRINCIPALES :

  • Sous sa direction, et en lien avec le responsable du service espaces verts et son adjoint, vous participez à la bonne exécution du budget de fonctionnement de la régie (saisie des engagements, envoi des bons de commande,) et contrôlez les bons de livraison et les services faits.
  • Vous accompagnez les techniciens dans leur environnement de travail : liaison avec les autres services (DRH, Médecine du travail, Direction des finances…), gestion des fournitures de bureau.
  • Sous la responsabilité du responsable du responsable du service espaces verts et de son adjoint, vous pilotez le suivi des commandes des EPI (évaluation des besoins, essayage, contact avec les fournisseurs, marché public/délibération, distribution des vêtements aux équipes des ateliers, livraison et gestion des échanges).
  • Vous êtes référent (e) sur la gestion administrative du personnel (y compris le personnel contractuel, stagiaire) et à ce titre vous assurez le suivi notamment :

                – des présences et absences des agents,

                – des congés des agents

                – des formations

                – des convocations aux visites médicales,

                – primes d’insalubrités

 

MISSIONS SECONDAIRES :

  • Vous traitez les DICT (déclaration d’intention de commencement de travaux) via la plateforme informatique, pour les travaux du service espaces verts
  • Vous assurez la distribution des chèques déjeuner du service
  • Vous assurez la mise à jour annuelle des pharmacies des véhicules.
  • Vous rédigez, référencez et classez des courriers, notes, comptes-rendus, les procédures.
  • Vous êtes chargé de l’accueil et de l’orientation téléphonique du service
  • Vous avez en charge la gestion administrative et technique des commandes annuelles des sapins de noël.
  • Mis à jour et suivi des tableaux des déchets
  • Suivi et diffusion au service RH des heures supplémentaires
  • Suivie des demandes eatal
  • Suivi et diffusion au service RH du tableau des primes d’insalubrités

 

Connaissances et compétences requises :

  • La gestion financière
  • Les règles d’hygiène et de sécurité
  • Connaissance de la collectivité et du fonctionnement des services
  • Connaissance des compétences de la ville, de la Métropole et des partenaires sociaux (bailleurs, etc)
  • Bonne maîtrise de l’outil informatique (PowerPoint, Word, Excel)

 

Qualités requises :

  • Savoir gérer son temps,
  • Sens de l’organisation et des responsabilités
  • Capacité à travailler en équipe
  • Capacité d’anticipation et de réactivité (nombreuses situations d’urgence)
  • Autonomie et rigueur
  • Aptitude à se former sur le logiciel des finances (Astre)
  • Capacité rédactionnelle (à reformuler et retranscrire les prescriptions techniques)
  • Capacité à mutualiser l’information en s’adaptant aux multiples interlocuteurs (services, entreprises, riverains, la Métropole de Lyon…)
  • Sens du service public

 

Horaires : 8h – 12h / 12h45 – 16h12, lundi, mardi, jeudi et vendredi

Lieux de travail :

  • Ateliers espaces verts chemin du Gabugy,

 

Conditions et contraintes d’exercice :

  • Congés : présence obligatoire d’une personne afin d’assurer la continuité de service
  • Poste télétravaillable
  • Travail de bureau
  • Horaires : 30h42 heures hebdomadaires (80 %) soit 7h42 par jour avec une pause méridienne de 45 mn -20 jours de RTT dont 1 fixé au lundi de Pentecôte.

 

Rémunération :

Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi ; NBI (pour les titulaires) ; Régime indemnitaire ; 13ème mois (conditions de la délibération) ; chèques déjeuner et œuvres sociales (CNAS).

Ce poste est ouvert aux demandeurs d’emploi en situation de handicap – aux demandeurs d’emploi reconnus bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (BOETH).

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