DIRECTION DU PATRIMOINE BÂTI

Cadre d’emplois : adjoint administratif

Catégorie : C

Rattachement hiérarchique :

N+1 : Responsable Régie

N+2 : Directeur Adjoint du service Patrimoine Bâti

N+3 : Directeur Patrimoine Bâti

Au cœur de la métropole de Lyon, Vaulx‑en‑Velin, 52 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d’innovation éducative et culturelle.

Dans le cadre de la réorganisation des régies bâtiments, la Direction souhaite porter une attention particulière pour le soutien des techniciens de la régie.

Dans des locaux aménagés à cet effet, situés au sein des Ateliers rue Pierre Cot, l’assistant administratif travaillera en collaboration avec un second agent administratif et sous la responsabilité de deux techniciens.

Finalité du poste :

L’assistant est chargé du secrétariat administratif et comptable des régies techniques et du service moyens techniques.

Le service moyens techniques est le regroupement de l’Atelier nettoyage, la gestion du parc véhicule, gestion des vélos et du magasin.

Les régies bâtiments sont constituées de 2 équipes multi-techniques.

Missions et activités principales du poste :

En collaboration avec les techniciens régie, l’assistant administratif doit suivre les plannings de demandes de travaux :                    

• Enregistrement des plannings travaux
• Gestion des modules de l’outils ATAL (Gestion Patrimoine)
• Communiquer aux responsables de structures par mail ou par courrier des dates d’interventions des travaux planifiés avec les techniciens de la Régie.

-L’assistant gère les congés des agents de la régie et des moyens techniques et des titres restaurant :

• Enregistrement des congés et diffusion des présences des agents à la DRH

-Gestion des bons de commande et des factures (saisie, dégagement…) :

• Saisie Astre (logiciel comptable)
• Signature et suivi administratif
• Transmission aux entreprises
• Classement des factures
• Suivi du service fait

-L’agent prend en charge, les missions administratives de deux régies multi techniques Gestion et Dispatching du courrier :

• Mise à jour des agendas,
• Organisation de réunions
• Frappe et mise en forme de documents (comptes-rendus, notes…)

En cas d’absence de l’agent administratif en binôme :

-Suivi de l’administratif du service des moyens techniques :

• Saisie Astre (logiciel comptable)
• Signature et suivi administratif
• Transmission aux entreprises
• Classement des factures

Connaissances et qualités requises :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Access, Internet, Astre)
• Sens de l’organisation
• Goût du travail en équipe
• Sens du service public

Conditions et contraintes d’exercice :

• Horaires de travail 7H45-12h00 / 13h30-17H00
• 37h30/semaine donnant droit à 15 RTT par an

Rémunération :

Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi ; NBI ; Régime indemnitaire ; 13ème mois ; œuvres sociales sous condition ; tickets restaurant.

Ce poste est ouvert aux demandeurs d’emploi en situation de handicap – aux demandeurs d’emploi reconnus bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (BOETH).