Direction de la vie Sportive, Associative et Evènementielle

Cadre d’emplois : Adjoint administratif

Catégorie : C

Rattachement hiérarchique : responsable du pôle Ressources

Au cœur de la métropole de Lyon, Vaulx-en-Velin, 57 000 habitants, est une ville jeune en plein développement urbain, démographique et économique. Engagée dans un projet de renouvellement urbain ambitieux, elle est un territoire d’innovations.

† Missions de la direction, du service 

La Direction Vie Sportive, Associative et Evènementielle (DVSAE) regroupe et mobilise l’ensemble des équipes en charge de la Vie Associative et de l’Animation Sociale ; des Sports ainsi que des Evènements et du Protocole et les Ressources dédiées.

La ville de Vaulx-en-Velin bénéficie d’un fort dynamisme associatif ; riche de très nombreuses associations, intervenant dans des domaines aussi variés que la culture, l’animation sociale, la solidarité locale et internationale, la lutte contre toutes les formes de discrimination, l’interculturalité, le bien vivre ensemble, etc., le territoire est un véritable vivier de projets et d’énergies. Dans cette perspective, la Ville travaille à renforcer sa connaissance du tissu associatif et son soutien aux dynamiques collectives portées.

Ce service gère, en outre, une salle des Fêtes accueillant principalement les fêtes familiales. La Maison des Fêtes et des Familles est un équipement phare de la Ville dédié aux usagers vaudais et des communes adjacentes.

Le Pôle Ressources

Le Pôle Ressources gère les différents budgets de la direction, l’accueil, le secrétariat, la gestion administrative des Ressources Humaines, il vient ainsi en soutien de l’ensemble des entités de la DVSAE.

† Finalité du poste

Placée sous l’autorité de la responsable du pôle ressources, le/la gestionnaire aura pour missions principales la gestion administrative des différentes salles de la Direction dédiées aux locations familiales et aux associations, la rédaction des conventions de mise à disposition des locaux.

† Missions et activités principales du poste

Gestionnaire des salles municipales :

• assurer la relation usagers, l’accueil physique et téléphonique pour les locations et les mises à disposition des salles de la direction.
• gérer les plannings des demandes associatives d’utilisation des salles conformément aux décisions prises par la commission d’Occupation du Domaine Public ou l’autorité Territoriale, en lien avec les Développeurs associatifs.
• rédiger les conventions de locations des salles aux particuliers.
• participer à l’accueil des usagers à la DVSAE

• Missions secondaires

• suppléer la gestionnaire de la Maison des Fêtes et des Familles et des salles associatives dans la relation avec les locataires, les demandes de location via le logiciel TOODEGO, la mise à jour des outils de suivi des régies, écriture des contrats de location et signature par les locataires, encaissement des recettes, gestion des accès à l’équipement par badges Salto.
• contribuer à la réussite des évènements de la direction en s’impliquant dans les projets d’organisation du forum des associations, de la fête nationale, de la soirée de bénévoles, etc.

† Connaissances et compétences requises :

• Tableaux de bord et outils de planification
• Rigueur et analyse
• Maitrise des logiciels métier : Zimbra, I Paraph, Toodego

† Conditions et contraintes d’exercice :

• Localisation du poste : Hôtel de Ville ;
• Cycle hebdomadaire de 36h25 avec 7.5 RTT dont le lundi de Pentecôte ;

† Rémunération :

• Traitement indiciaire afférent au cadre d’emploi ; NBI (pour les titulaires) ; Régime indemnitaire ; 13ème mois (conditions de la délibération) ; chèques déjeuner et œuvres sociales (CNAS).
• Ce poste est ouvert aux demandeurs d’emploi en situation de handicap – aux demandeurs d’emploi reconnus bénéficiaires de l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (BOETH).